Comentários à Nova Contabilidade Pública

COMENTÁRIOS À NOVA CONTABILIDADE PÚBLICA
* Prof. Sebastião Rios Júnior

1. LEGISLAÇÃO E NORMAS

A Lei Complementar 131 de 27/05/2009 alterou a LC 101/2000 de Responsabilidade Fiscal, dando nova redação ao seu art. 48 e acrescentando-lhe os artigos 48.A, 73.A e 73.B, e a Lei 12.527 de 18/11/2011 disciplinou o acesso à informação, objetivando, principalmente, fortalecer a transparência da gestão fiscal.

Prevê o art. 48, Parágrafo Único, Inciso III da LC 101/2000 a adoção de um sistema integrado de administração financeira e controle, que atenda o padrão mínimo de qualidade a ser estabelecido pelo Poder Executivo da União. Esse padrão foi estabelecido pelo Decreto Federal nº 7.185 de 27/05/2010. Como norma subsidiária, o Ministro da Fazenda baixou a Portaria 548 de 22/11/2010, dispondo sobre os requisitos mínimos de segurança e de contabilidade do sistema.

Por sua vez, a Portaria 184 de 25/08/2008 do Ministro da Fazenda instalou, no país, o processo de convergência com as normas internacionais de contabilidade aplicadas ao setor público. Ainda naquele ano de 2008, o Conselho Federal de Contabilidade expediu as normas brasileiras de contabilidade aplicadas ao setor público. A partir de então, seguiram-se as orientações da STN/MF para aplicação prática dessas normas, tendo sido expedidas várias portarias, dentre as quais as que estão em vigor, a saber:

a) Portaria STN-634 de 19/11/2013, dispondo sobre regras para consolidação dos balanços públicos sob a mesma base conceitual. Define o exercício de 2014 como prazo final para implantação do PCASP, revoga portarias anteriores e estabelece, no art. 13, que os Procedimentos Contábeis Patrimoniais – PCP, definidos no MCASP e de observância obrigatória pelos entes da Federação, terão seus prazos finais de implantação estabelecidos de forma gradual por meio de ato normativo da STN;

b) Portaria Conjunta STN/SOF nº 1 de 10/12/2014 aprovando a Parte I da 6ª edição do Manual de Procedimentos Contábeis do Setor Público – MCASP;

c) Portaria STN-700 de 10/12/2014 aprovando as partes II a V da 6ª edição do Manual de Procedimentos Contábeis do Setor Público – MCASP;

d) Portaria STN-702 de 10/12/2014, estabelecendo regras para o recebimento em 2015 dos dados contábeis e fiscais dos entes da federação;

e) Portaria 733 de 26/12/2014 do Subsecretário de Contabilidade Pública da STN, estabelecendo regra de transição para observância das regras referentes às Demonstrações Contábeis Aplicadas ao Setor Público constantes do MCASP .

Paralelamente, os tribunais de contas estão procurando fortalecer os seus instrumentos de controle externo. O Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, por exemplo, instituiu pela Resolução nº 07 de 27 de abril de 2011, o SICOM – Sistema Informatizado de Contas dos Municípios, procurando exercer um controle externo mais eficiente e eficaz, mediante a coleta de informações detalhadas da origem e aplicação dos recursos públicos, através dos instrumentos de planejamento e dos arquivos de acompanhamento mensal de sua execução.

Observa-se, neste contexto, uma tendência natural para mecanismos interativos que buscam a produção e o cruzamento de informações contábeis, a partir das diferentes áreas de atuação do setor público, obrigando este a investir largamente em mecanismos de controle e numa infraestrutura administrativa capaz de atender as atuais exigências legais e normativas.

2. OBJETIVO DA NOVA CONTABILIDADE

A nova contabilidade padroniza os procedimentos contábeis do setor público, possibilitando a consolidação das contas públicas. Procura, ainda, demonstrar e evidenciar, a qualquer momento, a realidade do patrimônio público. O conhecimento desta realidade é de fundamental importância e interesse não só para o cidadão e a sociedade em geral, como para os organismos nacionais e internacionais que necessitam de informações mais precisas sobre a situação econômico-financeira das instituições públicas.

Envolve conceitos de contabilidade pública, da contabilidade empresarial e de custos. Há situações peculiares para as instituições ou fundos de previdência e para os segmentos que exerçam atividade econômica lastreada pela apropriação, conforme o caso, de custo das mercadorias, dos serviços ou dos produtos.

Observa-se que os fundamentos da nova contabilidade pública e o Plano de Contas vêm ainda sendo objeto de alterações e adequações que já ocupam a 6ª edição do Manual de Contabilidade do Setor Público – MCASP aplicável no exercício de 2015.

3. O PCASP – PLANO DE CONTAS APLICADO AO SETOR PÚBLICO

Um dos trechos do comentário que acompanha a divulgação da Portaria 733/2014 da Subsecretaria de Contabilidade Pública da STN assim se expressa:

“O PCASP (ou plano de contas único da Federação) não se constitui somente como uma nova relação de contas padronizada para a Federação. Além de possibilitar a consolidação sob a boa técnica contábil, a lógica na qual foi construído permite a eliminação de duplas-contagens de transações entre os entes da Federação e, além disso, incorpora o conceito de contabilidade patrimonial, segundo o qual as entidades do setor público devem registrar todos os seus respectivos bens, direitos e obrigações, mesmo que esses recursos não sejam decorrentes ou não transitem pela execução orçamentária. É necessário ressaltar que a lógica atribuída ao PCASP preservou a informação orçamentária em observância à nossa legislação (em especial, a lei nº 4320/1964) e acrescentou informações de ordem patrimonial.”

O Plano de Contas compõe-se dos sistemas financeiro/patrimonial e de controle, distribuídos nas classes abaixo enumeradas. O controle orçamentário da receita e da despesa e dos Restos a Pagar figura no sistema de controle, onde está incluída, ainda, uma série de outros controles, alguns dos quais existentes no compensado anterior, mas que nem sempre vinham sendo utilizados por todos os órgãos públicos, como dos atos potenciais ativos e passivos formados pelos contratos e convênios, avais e garantias.

a) Classes do Sistema Financeiro/Patrimonial:
1. Ativo Circulante e Não Circulante;
2. Passivo Circulante, Não Circulante e Patrimônio Líquido;
3. Variações Patrimoniais Diminutivas;
4. Variações Patrimoniais Aumentativas.

Nas classes 3 e 4 de variações patrimoniais acima, além das demais variações, estarão a receita e a despesa orçamentárias realizadas no regime de competência, com intitulações contábeis agrupadas e próprias, diferenciadas da classificação orçamentária oficial que aparecerá nos relatórios da execução orçamentária e, de forma sintética, no sistema de controle a seguir descrito.

b) Classes do Sistema de Controle:
5 e 6. controle da tramitação, alterações, aprovação e execução do PPA, PLOA, LOA, controle de Restos a Pagar;
7 e 8. controle de atos potenciais ativos e passivos (avais, garantias, contragarantias), direitos e obrigações contratuais e de convênios, controle da administração financeira (programação financeira, limite orçamentário e de Restos a Pagar, disponibilidade por fonte de destinação de recursos, controle da arrecadação, riscos fiscais, controle de custos e o controle e atualização da Dívida Ativa desde o encaminhamento processual para inscrição.

4. SITUAÇÃO ANTERIOR DOS REGISTROS CONTÁBEIS

A contabilidade pública anterior compreendia os sistemas orçamentário, financeiro, patrimonial e, em complemento, o compensado, nem sempre registrando, em todos os entes públicos, como prevê a nova contabilidade, fatos como:

a) direitos e obrigações contratuais e de convênios com a respectiva execução;
b) garantias e contragarantias oferecidas e auferidas;
c) valor atualizado dos bens e valores públicos com as respectivas depreciações, amortizações e exaustões;
d) ganhos e perdas de capital nas alienações de bens;
e) registro contábil dos bens concomitante às incorporações ou tombamentos. Pela nova contabilidade, a despesa de capital com aquisição desses bens é controlada orçamentariamente nas contas de controle e a aquisição é levada diretamente à conta do imobilizado;
f) controle de Almoxarifado no momento em que ocorrem as entradas e saídas de materiais. Na nova contabilidade, a despesa orçamentária com material de consumo aparece nas contas de controle e a compra desse material é debitada ao Almoxarifado e o consumo às variações diminutivas do patrimônio;
g) créditos tributários e não tributários a receber a curto e longo prazo, com as reduções de receita e as provisões para as perdas ou créditos irrecuperáveis, como resultado da aplicação do regime de competência para a receita;
h) Dívida Ativa completa, legítima e atualizada, gerada a partir do encaminhamento dos créditos tributários e não tributários vencidos;
i) montante das contas a pagar a curto ou longo prazo aos fornecedores e a outros credores, como resultado das obrigações contraídas, independente dos empenhos das parcelas devidas em cada exercício;
j) provisões para compromissos futuros;
k) demais situações que podem deixar de evidenciar a realidade patrimonial.

5. RECEITAS E DESPESAS ORÇAMENTÁRIAS NA ATUAL CONTABILIDADE

Dentre as inovações da atual contabilidade do setor público, destaca-se o tratamento que passou a ser dispensado às receitas e despesas orçamentárias.

Antes, as receitas submetiam-se ao regime de caixa. Assim como as despesas, eram contabilizadas de acordo com a classificação orçamentária e eram transferidas para as contas de variações patrimoniais somente no encerramento do exercício. Hoje, as receitas observam o regime de competência e, como as despesas, são contabilizadas, nos fatos modificativos do patrimônio, diretamente em contas contábeis de variações patrimoniais de nomenclaturas diferenciadas da classificação orçamentária, porém relacionadas e identificadas com essa classificação e, nos fatos permutativos, em contas representativas dos elementos patrimoniais (Bens Móveis e Imóveis, Almoxarifados, Empréstimos e Financiamentos, Dívida Ativa, etc.). .

No regime de competência das receitas provenientes de fatos modificativos do patrimônio, notadamente das tributárias, o registro contábil decorre do fato gerador dos créditos a receber, em contrapartida das referidas contas de VPA de receitas, como dito, de nomenclaturas diferenciadas, porém relacionadas e identificadas com a classificação orçamentária. Qualquer procedimento em contrário, como a contrapartida dos créditos a receber em conta que não seja de VPA de receita, salvo nos fatos permutativos, descaracteriza o regime de competência a que a mesma passou a ser submetida, mesmo que a contrapartida represente acréscimo da substância patrimonial decorrente dos créditos a receber.

Quando da arrecadação, o registro contábil constitui-se apenas numa baixa desses créditos a receber, salvo quando não haja o reconhecimento prévio dos mesmos. Portanto, o registro contábil das receitas propriamente ditas, nos aspectos financeiro e patrimonial, deixa de ser, como antes, pela arrecadação ou regime de caixa, para sê-lo, agora, pelo regime de competência. Contudo, o controle da arrecadação continua sendo indispensável, sob o ponto de vista orçamentário, para satisfação de exigências legais e normativas, como na apuração das incidências sobre as receitas arrecadadas (saúde, educação, transferências legais e constitucionais, PASEP, etc.), e na emissão de relatórios específicos, como o Comparativo da Receita Orçada com a Arrecadada.

Para isso, as instituições públicas devem, naturalmente, dispor de mecanismos eficientes e eficazes, que lhes permitam contabilizar a receita pelo regime de competência e, ao mesmo tempo, manter controles paralelos da arrecadação, em condições de cumprir os objetivos colimados. Neste sentido., é imperativa a adoção do sistema integrado previsto no art. 48, Parágrafo Único, Inc. III da LC 101/2000 de modo a atender os requisitos do Decreto Federal nº 7.185/2010, complementado pela Portaria nº 548/2010 do Ministro de Estado da Fazenda, que regulamentaram aquele dispositivo da Lei de Responsabilidade Fiscal.

O padrão mínimo de qualidade exigido nesta legislação, no qual se insere a nova contabilidade, pressupõe que o sistema integrado a que se refere deva possuir os seguintes requisitos funcionais e não funcionais:

a) Integração: Não se restringe a portal próprio–comunicação, via XBRL ou outro padrão (Inc. I do art. 4º do Decreto 7.185). Uma taxonomia XBRL é um dicionário estruturado que explica o conjunto de conceitos utilizados por um país (ex. EUA), um grupo de países (ex. União Europeia) ou um domínio particular (bancos, seguradoras, bolsa de valores. As taxonomias permitem criar os documentos XBRL, as instâncias, que contêm factos (os dados contabilísticos, financeiros)trocados pelas empresas e as organizações envolvidas (bancos, bolsas, seguradoras, organismos de controlo financeiros e organizações estatísticas;

b) Exportação/Importação de dado sem formatos padronizados em TI (CSV, XML, etc.) (Inc.II do art. 4º);

c) Integridade mantida com suas características originais – um problema grave e quase intransponível se existirem módulos não integrados (Inc. III do art. 4º);

d) Disponibilidade constante para os usuários, o que estimula a tecnologia de processamento “em nuvem”- “cloud computing” (Inc.III do art. 4º);

e) Interconexão/Segurança, Acessibilidade (e.MAG), Intercâmbio de Informações e Integração para o e.Gov (art. 5º);

f) Integração com Meio Eletrônico para disponibilização dos dados de execução orçamentária e financeira. Por meio eletrônico entende-se que não se deve restringir à extração de dados diretamente do SGBD. O sistema deve permitir a integração por meio de padrões de TI (XBRL, CSV, etc. (art. 6º);

g) Aspectos Não só Orçamentários devem ser evidenciados na Internet (Inc. II, “d” do art. 7º);

h) Transparência: não se limita ao processo de execução orçamentária;(Inc. II, “e” do art. 7º);
i) Aspectos Patrimoniais fortemente relacionados à apresentação da informação (Inc. II, “f” do art. 7º);

j) Requisitos de Segurança do Sistema: a) transmissão de dados de modo criptografado (ex.: SSL); b) controla/restringe acesso de um mesmo usuário simultaneamente (art. 5º da Portaria STN/MF 548/2010);

k) Trilha de Auditoria: identificação de operação e responsável (Inc. I, II e III do § 3º e Parágrafo Único do art. 3º da referida Portaria);

l) Sistema Compatível com Normas Gerais para Consolidação das Contas (art.7º);

m) Compatibilidade, Integração e Consolidação das informações em diversas unidades do ente da Federação (Inc. II do art. 7º);

n) Elaboração e Divulgação das demonstrações contábeis e dos relatórios e demonstrações fiscais, orçamentárias, patrimoniais, econômicas e financeiras previstos em lei ou acordos internacionais dos quais o ente participe, compreendendo, isolada e conjuntamente, as transações e operações de cada órgão, fundo ou entidade da administração direta,autárquica e fundacional, inclusive empresa estatal dependente (Inc. III do art. 7º);

o) Disponibilização de Rotinas de Correção ou Anulação por Meio de Novos Registros; inalterabilidade das informações originais e preservação do histórico de registros (art. 9º);

p) Geração de Documentos em Conformidade com o PCASP (Diário/Razão/Balanços e Balancetes contábeis; (Inc. I do art. 10);

q) Impedimento de Registros após as Demonstrações Contábeis: reforça a necessidade de uma verdadeira integração, impedindo lançamentos “a posteriori” na origem (§1º do art. 11);

r) Divulgação: o Sistema deve permitir divulgação em tempo real de todos os atos de interesse público;

s) Outros Pressupostos Exigíveis, inclusive de infraestrutura operacional.

Por sua vez, a despesa era considerada antes da nova contabilidade totalmente realizada, independente de seu processamento. No encerramento do exercício, a contabilidade registrava, tanto sob o aspecto financeiro como patrimonial, a despesa empenhada a liquidar, a título de Restos a Pagar Não Processados. Uma anomalia que contrariava a realidade dos fatos e os princípios contábeis geralmente aceitos. O registro desses Restos a Pagar por essa forma prejudicava a evidenciação da situação líquida patrimonial. Além de não representarem obrigações reais que, efetivamente, devessem ser cumpridas, prejudicava o controle contábil dos elementos patrimoniais, em especial dos bens e valores a incorporar, cuja despesa, sob o ponto de vista contábil, era tida como realizada. Sabe-se que, quando não processada, a despesa inscrita em Restos a Pagar pode estar sujeita a cancelamento, e que irá depender de implemento de condição para se tornar efetiva.

Na contabilidade atual, os Restos a Pagar, enquanto não processados, são demonstrados apenas nas contas de controle ou de compensação e nos relatórios de sua execução. Figuram, ainda, no Balanço Financeiro, onde, para atender a Lei nº 4.320/64, deve ser demonstrada, inclusive, a despesa empenhada a liquidar. Para este efeito, da mesma forma como deve haver um controle paralelo da receita arrecadada, deve ser mantido também um controle paralelo dos Restos a Pagar Não Processados. Neste caso, são recomendados também mecanismos que permitam atender essas e outras exigências de ordem legal e normativa. Com o processamento normal dos Restos a Pagar Não Processados, são cumpridos os estágios da despesa em liquidação, liquidação e pagamento e os registros contábeis dos mesmos passam a compreender também os aspectos financeiro e patrimonial.

6. NIVEIS DE DIFICULDADE

As condições técnicas, materiais e humanas das instituições públicas têm influido decisivamente na implantação da nova contabilidade, tornando-se o maior obstáculo para a consecução dos seus objetivos.

Só pode avaliar essas condições de natureza conjuntural e estrutural quem detiver uma visão de conjunto e se identificar melhor com as implicações técnicas e operacionais da nova contabilidade. Haja vista que se os sistemas auxiliares, principalmente de tributação, materiais, RH e patrimônio não estiverem preparados para, a tempo e hora, gerarem ou prestarem a informação detalhada exigida, haverá dificuldades naturais de compor o grupo de lançamentos contábeis exigido nas operações.

As implicações de ordem prática são abrangentes e variadas e estão a exigir muita atividade da contabilidade, principalmente daquela que não contar com o auxílio de um sistema informatizado eficiente e integrado, capaz de comandar, em certas situações, o lançamento contábil diretamente da origem. Pode-se até afirmar que os contadores vão ter dificuldade em conseguir efetuar a gama de lançamentos exigida em cada operação.

A própria STN/MF reconheceu essa dificuldade, ao tecer as seguintes considerações no item 16 da Nota nº 1.096/2012/CCONF/SUCON/STN/MF-DF DE 27/12/2012, sobre o efeito temporal da aplicação da Portaria nº 753 de 21/12/2012, reformulada pela Portaria STN-634 de 19/11/2013:

“16 – Como a Portaria STN nº 753/2012 estabelece que o prazo é “até o término do exercício de 2014, os entes da Federação deverão levar em consideração o fato de que, caso optem por implementar as regras e procedimentos definidos na Portaria durante o exercício de 2014, será necessário efetuar a transação para o novo modelo até o término do exercício, o que pode ocasionar um considerável esforço por parte dos responsáveis pela Contabilidade do ente e, em alguns casos, uma utilização maior de recursos. Dadas as experiências verificadas até o momento, em razão da complexidade da transição para a Contabilidade Patrimonial, a Secretaria do Tesouro Nacional encoraja, fortemente, a adoção já em 2013 ou até o início de 2014, para que o ente da Federação não tenha problemas no envio das contas em 2015”

Há um volume enorme de lançamentos contábeis concomitantes, difíceis de ser realizados manualmente, sobretudo quando não houver integração de sistemas.

7. CRITÉRIOS PARA OS LANÇAMENTOS CONTÁBEIS

Outra dificuldade existe para a contabilidade, tanto na entrada de bens e materiais e na efetiva prestação de serviços, como na saída e no processamento da despesa, quando, na falta de integração de sistemas, a contabilidade necessitar de dados imediatos para saber a origem dos vários lançamentos.

Os lançamentos dos encargos onerosos, conforme sua natureza, podem ou não estar em liquidação: primeiro, quando nasce o direito do credor e a despesa depender de implemento de condição e, segundo, quando se sujeita apenas à liquidação direta para ser efetuado o pagamento.

As normas de aplicação da nova contabilidade distinguem despesas com suporte e despesas sem suporte orçamentário. Sem suporte podem ser consideradas justamente aquelas que compõem a dívida fundada, ou melhor, as obrigações exigíveis a longo prazo, que constituem variação patrimonial diminutiva e são empenhadas na medida em que a parcela de competência de cada exercício se torna exigível.

O controle da execução orçamentária e de Restos a Pagar, contratos e fonte de destinação de recursos será demonstrado no sistema de controle, em função dos estágios da receita e da despesa, seja em termos de materiais ou de prestação de serviços.

A nova contabilidade distingue direitos e obrigações intra e intergovernamentais, no sentido de evitar, na consolidação, duplicidade de receitas e despesas. Neste sentido, os orçamentos devem ser elaborados de forma a distinguir, nas classificações próprias, as receitas e despesas intra Ofss ou intergestoras e inter, aquelas que se refiram às transferências de um nível a outro de governo. .

Os dados para os lançamentos contábeis devem, quando muito, ser enxergados pela contabilidade ou ser-lhe apresentados em tempo hábil. Os enunciados, a seguir, mostram em que se fundamentam os lançamentos que, em certos casos, devem originar-se de algumas áreas de atuação do setor público:

a) Tributação e arrecadação da receita:
No caso da receita tributária, é preciso identificar o contribuinte e saber se o crédito é a curto ou a longo prazo, para identificação da receita lançada em créditos tributários a receber pelo fato gerador da obrigação tributária. A classificação orçamentária comporá os lançamentos de controle e os relatórios da execução orçamentária. A começar pelo ajuste dos saldos anteriores dos créditos a receber a curto e longo prazo e da Dívida Ativa, a execução do exercício pelo regime de competência compreenderá:

• o lançamento pelo fato gerador ou constituição de novos créditos;
• a classificação da receita originária;
• a identificação da fonte de destinação dos recursos;
• o encaminhamento processual dos créditos vencidos para inscrição e conversão em Dívida Ativa;
• os cancelamentos e baixas em situações diversas;
• as provisões para perdas ou créditos irrecuperáveis;
• a arrecadação e a vinculação à conta bancária:
• a restituição, inclusive por compensação de crédito;
• a atualização do crédito e da Dívida Ativa:
• o restabelecimento da inscrição em Dívida Ativa;
• o controle da execução dos estágios da receita, etc.

b) Materiais e Serviços e Bens Patrimoniais:
No caso de prestação de serviços, a partir do registro da celebração do contrato, quando houver, e da formalização do empenho, a ação determinante dos lançamentos será a comprovação de que os serviços foram efetivamente prestados, ficando a despesa no estágio de “em liquidação” e o credor identificado quanto a ser nacional ou estrangeiro e o posterior pagamento a ser a curto ou longo prazo.

Em termos de aquisição de bens e materiais, como há necessidade de evidenciar o patrimônio a qualquer momento pelo seu real valor, devem ser consideradas duas situações distintas: aquela em que a aquisição é onerosa e aquela em que é gratuita. Em qualquer dessas situações, o registro contábil deve iniciar-se, concomitantemente à comprovação de recepção do bem ou material consequente da entrada no sistema de patrimônio ou de materiais, para que os registros contábeis sejam coerentes e exatos, expressando a realidade dos fatos. Quando se tratar de aquisição onerosa, a despesa deverá estar coberta por empenho e estará no estágio de “em liquidação” e o registro contábil independerá de quando a despesa será liquidada ou paga. Podem variar as ocorrências e, como exemplo, até no caso especial de dação em pagamento para compensar débito tributário ou não tributário, além de outras compensações, deverá ocorrer o lançamento contábil.

Os lançamentos contábeis evoluirão de forma a demonstrar, de início, a incorporação ou tombamento ou a entrada de materiais e, sendo onerosa a aquisição, a despesa no estágio de “em liquidação”. Assim, deve ser ajustada a Nota de Entrada de Material ou equivalente, oriunda dos sistemas de materiais e patrimônio, para servir de documento que consagra esse estágio de “em liquidação”. Neste caso, os fornecedores serão creditados pela entrega do bem ou material para pagamento a curto e longo prazo e distinguidos em “nacionais e estrangeiros”. Estas informações deverão estar presentes à contabilidade para proceder à liquidação a par do “implemento de condição” ou da formalização completa do processo e, a seguir, o pagamento da despesa.

Há um conceito nos planos de contas usuais, que nem sempre é aplicado na prática, de que não só o material de consumo deve ser levado, a princípio, à conta de Almoxarifado. Há quem admita que deve ser levado só o bem estocável para distribuição a uso, excluído, portanto, o de uso direto e imediato. Neste caso, o bem estocado, quando requisitado, deverá, antes da entrega a uso, passar pelo controle de patrimônio, para ser tombado e, mais tarde, atualizado, depreciado e baixado quando couber. Na entrega a uso, será transferido da conta Almoxarifado para a conta contábil própria identificadora do bem patrimonial.

A baixa de bens ocorrerá, naturalmente, nas desincorporações por razões diversas, elencadas para definição dos lançamentos contábeis, os quais compreenderão, ainda, os ajustes de estoques, com dados informados do sistema de materiais, as atualizações monetárias e reavaliações dos bens móveis e imóveis, assim como as respectivas depreciações, amortizações e exaustões, com dados informados ou oriundos do sistema de patrimônio.

Os bens de terceiros devem ser contabilizados nas contas de controle, em função da responsabilidade pela guarda e conservação dos mesmos.

Ainda serão contabilizadas as reduções a valor recuperáveis e as perdas involuntárias de bens e materiais.

A baixa de bens alienados será pelo valor líquido, isto é, deduzidas as depreciações, amortizações e exaustões e os lançamentos contábeis compreenderão também as perdas e ganhos de capital.

Todos os bens patrimoniais se sujeitarão a depreciação, amortização ou exaustão e à atualização monetária destas e dos bens a que se referem, a partir da implantação da nova contabilidade se esse procedimento não existir. Assim sendo, todos os bens devem estar cadastrados individualmente e devidamente reavaliados.para a contabilização inicial.

As depreciações, em percentuais calculados de acordo com o laudo da comissão permanente de avaliação da vida útil do bem, poderão ser mensais, tomando-se por base o valor atual do bem ou tantos quantos forem os avos do mês de aquisição no exercício que estiver em curso. A atualização monetária do valor atual e da depreciação deverá ocorrer no encerramento do exercício.

De acordo com o Manual de Procedimentos Contábeis Patrimoniais, 5ª edição, página 83, a reavaliação pode ser realizada através da elaboração de um laudo técnico por perito ou entidade especializada, ou ainda através de relatório de avaliação realizado por uma comissão de servidores.

O laudo técnico ou relatório de avaliação conterá, ao menos, as seguintes informações:

• documentação com a descrição detalhada referente a cada bem que esteja sendo avaliado;
• a identificação contábil do bem;
• quais foram os critérios utilizados para avaliação do bem e sua respectiva fundamentação;
• vida útil remanescente do bem, para que sejam estabelecidos os critérios de depreciação, amortização ou exaustão;
• data de avaliação; e
• a identificação do responsável pela reavaliação.

Exemplo de fontes de informações para a avaliação do valor de um bem pode ser o valor do metro quadrado do imóvel em determinada região, ou a tabela FIPE no caso dos veículos.

Caso seja impossível estabelecer o valor de mercado do ativo, poderá ser definido com base em parâmetros de referência que considerem bens com características, circunstâncias e localizações assemelhadas.

Via de regra, os lançamentos contábeis na área de materiais decorrerão basicamente das seguintes informações:

• Entradas por compra, doação e outros ingressos gratuitos, transferência de outro órgão, dação em pagamento com a respectiva especificação, indenização e ressarcimento; apreensão, permuta com especificação, e outros especificados;
• Saídas por requisições para consumo próprio e distribuição gratuita;
• Reavaliação de estoques;
• Perdas involuntárias de estoque por devoluções, doações, perecimento, inservibilidade/ obsoletismo, destruição, extravio, furto/roubo, permuta e transferência para outros órgãos;
• Ajustes permissivos de estoque;.
• Inventário.

Em termos de bens patrimoniais, os lançamentos contábeis decorrerão basicamente das seguintes informações:

• crédito compensado, indenização e ressarcimento, desapropriação, transferência de outros incorporações por compra, guarda ou responsabilidade por bens de terceiros, permuta,transformação, dação em pagamento e compensação de crédito, com citação do órgãos, apreensão, descobertas, nascimentos (crias), doação e outros ingressos gratuitos;
• atualização dos bens por reavaliações, correção monetária, depreciações, correção monetária das depreciações, amortizações de bens intangíveis, exaustões (redução do valor de investimentos na exploração de recursos minerais ou florestais);
• perdas involuntárias decorrentes de desvalorização, redução a valor recuperável, outras perdas involuntárias e ajuste concomitante das depreciações, amortizações e exaustões incidentes nas operações anteriores;
• desincorporações por alienação por venda, doação, perecimento, destruição, furto/roubo, permuta, inservibilidade/obsoletismo, transferência para outro órgão, e depreciações, amortizações e exaustões incidentes sobre os bens desincorporados.

Como a nova contabilidade prevê o controle de contratos, as informações para o registro da movimentação dos mesmos poderão constar de:

• dados do contrato (nº, data, contratantes, prazos e valor contratual);
• aditamentos com motivação (Acréscimos, decréscimos, informação de novo prazo e outras alterações);
• execução do contrato;

• extinção ou rescisão.

c) RH e Folha de Pagamento:
Os lançamentos contábeis decorrerão naturalmente da apropriação da folha de pagamento, em frequência predeterminada, e do respectivo processamento da despesa líquida e dos valores consignados.

d) Administração Financeira
Além das informações sobre a programação financeira, destaca-se o controle da fonte de destinação de recursos, cujos lançamentos fundamentam-se:

• nos recursos diferidos, por fonte de destinação, para atender os saldos de Restos a Pagar do exercício anterior;
• na receita orçamentária por fonte de destinação de recursos arrecadada;
• no processamento da despesa orçamentária do exercício também por fonte de destinação de recursos.

e) Outros controles contábeis
Além dos enunciados, está previsto na nova contabilidade o registro de outros atos potenciais.

f) Restos a Pagar
A nova contabilidade trouxe outro conceito de contabilização dos Restos a Pagar. Os processados aparecem creditados diretamente nas contas representativas dos credores, como, por exemplo, Fornecedores/Contas a Pagar. Os não processados foram, no início do primeiro exercício, revertidos ao patrimônio líquido, mediante transferência para a conta “Ajuste de Exercícios Anteriores”. Continuarão sendo processados nos estágios de “em liquidação, liquidação e pagamento”, em contas de variações patrimoniais relacionadas com a natureza da despesa ou, se for o caso, nas contas representativas dos elementos patrimoniais. As contas de controle demonstrarão a execução nos citados estágios.

g) Provisões e Ajustes
A 6ª edição do MCASP define Provisões, no conceito da nova contabilidade, como um passivo de prazo ou valor incerto, que se distingue dos demais passivos porque envolvem incerteza sobre o prazo ou o valor do desembolso futuro necessário para sua extinção. Enumera alguns tipos, a saber:
• Provisões para riscos trabalhistas – compreende os passivos de prazo ou de valor incertos, relacionados a pagamento de reclamações trabalhistas;
• Provisões para riscos fiscais – compreende os passivos de prazo ou de valor incertos, relacionados ao pagamento de autuações fiscais;
• Provisões para riscos cíveis – compreende os passivos de prazo ou de valor incertos, relacionados a pagamento de indenizações a fornecedores e clientes;
• Provisões para repartição de créditos tributários – compreende os passivos de prazo ou de valores incertosrelacionados aos créditos tributários reconhecidos no lançamento por parte do agente arrecadador, a serem repartidos com outros entes da federação. Na arrecadação, esta provisão será revertida em conta específica de passivo; e
• Provisões para riscos decorrentes de contratos de Parcerias Público-Privadas (PPP) – compreende os passivos de prazo ou de valores incertos relacionados aos riscos de demanda, construção, disponibilidade ou outros riscos decorrentes de contratos de PPP.
Por outro lado, não considera provisões, embora sejam assim comumente conhecidos, os:
• ajustes de perdas estimadas, como perdas com ativos, perdas com investimentos do RPPS, e créditos de liquidação duvidosa, inclusive os créditos de dívida ativa. No PCASP, tais ajustes são reconhecidos comocontas redutoras do ativo;
• passivos derivados de apropriações por competência, por exemplo, férias a pagar e décimo terceiro salário, embora algumas vezes seja necessário estimar o valor ou prazo desses passivos. Nos casos exemplificados é feito o reconhecimento mensal da parcela (1/12) das férias a pagar e décimo terceiro salário que tiverem como fato gerador aquele mês de trabalho.
Acrescenta, por fim, que as provisões devem ser reconhecidas quando estiverem presentes os três requisitos abaixo:
• exista uma obrigação presente resultante de eventos passados;
• seja possível fazer uma estimativa confiável do valor da obrigação; e
• seja provável uma saída de recursos que incorporam benefícios econômicos ou potencial de serviços para a extinção da obrigação.
Mediante débito em contas próprias de variações patrimoniais diminutivas, os ajustes acumulam-se em contas redutores dos elementos patrimoniais, extijnguindo-se com as baixas desses elementos patrimoniais.

8. AMPLITUDE DAS AÇÕES CONTÁBEIS

Para se ter uma idéia da amplitude das ações contábeis, além da baixa do estágio “em liquidação”, quando da liquidação da despesa, haverá, só no momento do pagamento da despesa, nada menos de cinco lançamentos, cujos dados de origem devem ser conhecidos pela contabilidade, a saber:

• baixa da liquidação contra despesa realizada;
• baixa da execução de contratos ou convênios;
• baixa, a curto ou longo prazo, do fornecedor nacional ou estrangeiro contra bancos;
• baixa da fonte de destinação de recursos;
• variação patrimonial diminutiva pelo grupo de despesa.

O módulo de orçamento, contabilidade e administração financeira da RPS – Rios Projetos e Sistemas, empresa da qual o autor destes comentários é diretor, operado por efeito integrado com outros de sua solução de informática, usados pelas diferentes áreas de atuação, todos totalmente em “web-service”, está preparado para gerar, automaticamente, a partir da origem e do fato gerador da operação, a maioria dos lançamentos da nova contabilidade, facilitando o desgastante trabalho dos contadores.
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* Diretor-Geral da RPS – Rios Projetos e Sistemas, advogado, contador e administrador, atuando no setor público como assessor e consultor de instituições públicas, tendo ocupado, ainda, os cargos de professor de Orçamento, Contabilidade e Finanças Públicas, Auditor-chefe da Auditoria Geral e Diretor do Departamento de Contabilidade e Finanças da Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG, Diretor de Planejamento da Universidade Federal de Ouro Preto – UFOP, chefe da Assessoria de Planejamento e Coordenação – APC do Instituto de Previdência dos Servidores Militares do Estado de Minas Gerais, Diretor Administrativo e Financeiro da Fundação Hemominas.